Kun je me vertellen wat je dagelijkse taken en verantwoordelijkheden zijn als planner?
De dag begint eigenlijk met het oppakken van de ziekmeldingen van medewerkers. Daarna ga ik de mails en berichten die ik heb gekregen gelijk beantwoorden of verwerk ik die in de planning van de medewerker. Als ik alles heb beantwoord, ga ik verder met de planning. Als er medewerkers ziek zijn, dan kijk ik eerst of ik op een ander moment nog iemand beschikbaar heb voor de cliënt. En zorg ik er natuurlijk voor dat de cliënt uit de planning wordt gehaald.
Als ik de ad hoc planning heb gedaan ga ik verder met de planning voor de volgende week. Hierbij let je er op dat de medewerker beschikbaar is wanneer je een cliënt inzet. En dat ze op hun contract uren zitten. Ik probeer gelijk de cliënt te bellen om te overleggen of het kan, als het niet uit komt dan kan ik gelijk kijken voor een andere optie. Als het erg druk is schrijf ik het op en bel ik op een later tijdstip alles door.
Daarnaast komen er dagelijks nieuwe cliënten bij ons binnen voor huishoudelijke hulp. Wij nemen gelijk contact op met de cliënt om ze welkom te heten, en als het kan plannen we ze gelijk in bij een vaste medewerker. Zijn er geen medewerkers beschikbaar, dan vragen wij aan HR om een vacature uit te zetten. Als er een nieuwe collega is aangenomen bellen wij die ook altijd om ze welkom te heten. Als het nodig is, leggen we ze iets uit over Nedap en eventuele andere werkzaamheden.
Tussen deze werkzaamheden door worden wij ook gebeld door medewerkers en cliënten met vragen of wijzigingen betreft de planning.
Welke tools of software gebruik je om te plannen en waarom?
Wij werken in Nedap, daar werken wij met planborden. Elke gemeente heeft een planbord waar wij de cliënten en medewerkers aan koppelen. Zo houden wij goed het overzicht.
Hoe ga je om met onverwachte veranderingen in planningen en deadlines?
Goed, ik ben niet snel gek te krijgen. De onverwachte dingen houden je werk wel afwisselend. Geen dag is hierdoor hetzelfde!
Wat zijn de belangrijkste uitdagingen waarmee je als planner wordt geconfronteerd en hoe ga je daarmee om?
Wanneer een cliënt of medewerker niet tevreden is hoe het gaat. Maar dat je tijdens het gesprek het weet op te lossen en dat de cliënt of medewerker daarna tevreden is.
Welke kwaliteiten en vaardigheden acht je essentieel voor een succesvolle planner?
Inzicht, geduld, stressbestendig, communicatief en multitasking.
Hoe communiceer je effectief met teamleden en belanghebbenden om ervoor te zorgen dat iedereen op de hoogte is van de planning en de voortgang van projecten?
We doen veel via de mail, telefoon en met directe collega's. We lopen altijd snel even langs om iets te bespreken.
Wat zijn je beste tips voor iemand die overweegt een carrière als planner te starten?
Hou je van uitdagingen en vind je het niet erg dat elke dag anders is. Dan is dit de baan voor jou!
